ضمن الاستعدادات الجاري ترتيبها ، قام عدد من أعضاء اللجنة المنظمة لملتقى اختراق الضاحية الثالث والذي سيقام على مضمار نادي الفروسية بالأحساء بعقد اجتماع خاص مع وكيل الأمين للخدمات في أمانة الأحساء المهندس ناجي بن صالح المري ، الذي رحب بالمجتمعين ، و أبدى اهتماماً كبيراً بتسخير إمكانيات الأمانة للمساهمة في نجاح الملتقى ، حيث مثل اللجنة الأستاذ صالح القريع و الأستاذ محمد الشكيبي بحضور عضو المجلس البلدي لأمانة الأحساء الأستاذ عيسى القريع ، و قد قام الأستاذ صالح القريع بالتعريف بفكرة الملتقى المدرج ضمن البرنامج الزمني للاتحاد السعودي لألعاب القوى ومهام الجهات الراعية ، و جميع الجهود التي قامت بها اللجنة المنظمه حتى الآن ، بتوجيه ومتابعة من مدير مكتب وزارة الرياضه بالأحساء الأستاذ عبداللطيف بن أحمد العرادي ، و كذلك استعراض أهم مطالب اللجنة من أمانة الأحساء و هي :-
توفير معدة لبسط أرضية مسار السباق .
تجهيز المنصة الرئيسة بالأشجار الطبيعية و الورد و الأحواض الزراعية المتنقله .
استقلال مسرح الأمانة للاجتماعات التي ستعقدها اللجنة المنظمه ، وذلك لما تتمتع به القاعة من إمكانيات وتجهيزات فنيه متميزه بالصوتيات وأجهزة العرض .
الاستفادة من منتزه الملك عبد الله البيئي للبرامج الملحقه .
توفير عدد4 سارية أعلام .
توفير دورات مياه متنقلة للرجال و النساء .
توفير عدد كافٍ من عمال النظافة قبل و أثناء و بعد السباق .
توفير سيارة صغيره لتنقل الحكام في ميدان السباق .
-التنسيق مع الجهات ذات العلاقة لتوفير عدد من سيارات الفورد .
وقد أبدى سعادة وكيل الأمين استعداد الأمانة بتوفير المتطلبات اللازمة التي أقرت بالاجتماع للسعي لإنجاح هذا الملتقى على أكمل وجه.
و قد حضر الاجتماع الأستاذ خالد العرجي مسؤول الشراكة المجتمعية في الأمانة ، و كذلك المهندس محمد الملحم مدير إدارة الحدائق و كذلك ممثل من إدارة النظافة بالأمانة.
و في نهاية الاجتماع تم الاتفاق على إنشاء مجموعة في الواتس آب لتسهيل التواصل بين أعضاء الفريق .
