أنهى الديوان العام للمحاسبة، خطواته الأخيرة لتدشين نظام الرقابة الإلكتروني، للرقابة على المستودعات الحكومية، ضمن منظومة “شامل”، حيث سيمكن النظام الديوان من أتمتة الرقابة على المستودعات التابعة للوزارات والهيئات الحكومية المشمولة برقابته، وذلك لدعم التحول الرقمي في الأجهزة الحكومية لتحقيق رؤية المملكة 2030، إذ يهدف النظام الذي سيتم تدشينه قريبا إلى التحول من الوسائل التقليدية في الرقابة على المستودعات الحكومية إلى الوسائل الإلكترونية. وتم العمل على النظام من خلال عدة مراحل ولفترة زمنية امتدت لأكثر من أربعة أعوام، حيث لاحظ الديوان في إطار سعيه لمراجعة وتحديث وتطوير الأدلة والمعايير واللوائح والأنظمة أنه مضى على صدور “قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية” أكثر من 30 عاما، ما جعلها لا تتناسب مع ما طرأ من تغيرات وتطورات خلال هذه الأعوام في آلية إدارة وتنظيم المستودعات، ثم بدأ الديوان في المرحلة الثانية بتشكيل فريق عمل لمراجعة “قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية”، الذي توصل إلى عدم ملاءمة أنظمة المستودعات، وضعف الرقابة عليها، وحاجة هذه القواعد إلى تعديل معظم موادها وإضافة مواد جديدة.
وبدأ العمل في المرحلة الثالثة “التطويرية” على تحديث “قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية”، وتعميمها على الجهات المشمولة برقابة الديوان للعمل بموجبها بالتنسيق مع وزارة المالية، كما تمت أتمتة نماذج الأوراق ذات القيمة الخاصة بالمستودعات الحكومية، وتحديث الأحكام الخاصة بها.
ومن منطلق حرص الديوان العام للمحاسبة على المحافظة على المال العام وحسن استغلال الموارد المتاحة بشكل يضمن كفاءة الإنفاق الحكومي وترشيد الاستهلاك، عمل الديوان في المرحلة الثالثة وقبل الأخيرة على التحول الإلكتروني الكامل لجميع عمليات وإجراءات المستودعات الحكومية والنماذج الخاصة بها لرفع الكفاءة وتسهيلا للإجراءات وتحقيقا لمستهدفات رؤية المملكة 2030، وذلك من خلال تطوير نظام حوكمة متكامل يسهم في تنسيق الجهود بين الجهات الحكومية، بعد أن تم تحديد المعايير التقنية الواجب توافرها في أنظمة المستودعات لدى الجهات الحكومية للمساهمة في ضبط الإنفاق الحكومي وتلافي الهدر المالي، واستكمال الدورة المستندية للصرف آليا في الجهات الحكومية “مرحلة لاحقة”.
ذلك علاوة على اكتشاف وتصحيح الأخطاء أولا بأول، تحديد الكميات المناسبة للشراء من المواد والأصناف، رفع كفاءة إدارة المستودعات الحكومية، الحد من تكدس وركود بعض أصناف المخزون، توحيد تصنيف وترميز أصناف المستودعات الحكومية، تحديد أرصدة الأصناف بدقة في أي وقت، تسهيل تبادل الأصناف بين الجهات الحكومية، إحكام الرقابة على المستودعات، والمحافظة على محتوياتها من التلف أو الفقد أو السرقة، وربط إدارة المشتريات والإدارة المالية وإدارة المستودعات “بإدارة تنفيذية” تبدأ من مرحلة الطلب حتى مرحلة التسليم، بهدف الاستغناء عن العمل الورقي في النماذج والانتقال للأنظمة الإلكترونية بصورة تكاملية. وأيضا شملت تحديد الصلاحيات لكل مستوى إداري بشكل ينظم ويسهل عملية إحكام الرقابة على المخزون، ويهدف إلى التحديد الدقيق لاحتياجات الجهات والفروع التابعة لها من الأصناف، ما يسهم في الحد من الهدر وتكدس الأصناف في المستودعات، وتنفيذ عمليات الجرد الآلي للمخزون بأنواعه كافة، وتحديد المواد المتوافرة في مستودعات القطاعات الحكومية للرجوع إليها في حال الطوارئ، وإعداد التقارير الشاملة عن المخزون ومدى تغطيته لاحتياج الجهة خلال فترة زمنية معينة.
